Das professionelle Vorstellungsgespräch - Ein Leitfaden für Kanzleien

 

Der erste Gesprächstermin – das Vorstellungsgespräch – ist für die betreffenden Personen die beste Möglichkeit, sich gegenseitig näher kennen zu lernen und zu prüfen, ob der erste Eindruck sich weiterhin positiv bestätigt oder eben nicht.

Ein Großteil der Kanzleien hat inzwischen erkannt, dass es nicht mehr so einfach ist, attraktive Kandidaten für die eigene Kanzlei zu gewinnen. Das Angebot für Fachkräfte aus der Steuerbranche ist groß. Damit nicht gleich beim ersten Gespräch alle Chancen verspielt werden, haben wir den nachfolgenden Leitfaden für Kanzleien erstellt.

 

1. Die Terminvereinbarung

Der Termin sollte seitens der Kanzlei nicht einfach vorgegeben, vielmehr gemeinsam mit den Bewerbern abgesprochen werden. Besondere Rücksichtnahme ist insbesondere dann geboten, wenn der oder die Bewerberin sich noch in einem ungekündigten  Arbeitsverhältnis befindet.

 

2. Vorbereitung für das erste Gespräch

Eine gute Vorbereitung auf das anstehende Gespräch sollte selbstverständlich sein, und doch kommt es immer wieder vor, dass die Personalentscheider aus Kanzleien sich nur ungenügend auf das erste Gespräch vorbereiten. Während der Bewerber oder die Bewerberin von sich erzählen soll, wird hektisch in den Unterlagen geblättert, improvisiert, das Gespräch durch Telefonate unterbrochen oder halbherzig zugehört. Das wirkt unprofessionell und ist darüber hinaus auch äußerst unhöflich.

Gerne stoßen während des Gesprächs auch weitere Mitarbeiter der Kanzlei hinzu, was den Bewerber in eine äußerst unangenehme Lage bringt, weil er sich wieder auf neue Personen einstellen muss und im schlimmsten Falle nicht weiß, wer nun eigentlich sein Ansprechpartner ist.

Im Vorfeld sollten dem Bewerber folgende Informationen übermittelt werden:

  • welche Personen nehmen an dem Gespräch teil?
  • welchen zeitlichen Umfang wird das Gespräch haben?

Vor dem Gespräch werden die überreichten Unterlagen noch einmal sorgfältig gelesen, geprüft und relevante Fragen aus dem Lebenslauf abgeleitet.

Praxistipp: Bestätigen Sie den Gesprächstermin mit dem Bewerber in einer freundlichen Mail und fügen Sie den Link der Xing/LinkedIn Profile aller Gesprächspartner hinzu. Eine kleine Agenda für den Gesprächsverlauf sowie kompakte Anreiseinformationen vervollständigen das professionelle Bild Ihrer Kanzlei.

 

Durchführung des Gesprächs

Wir erfahren durch die von uns betreuten Bewerber immer wieder, dass unvorbereitete Gespräche eher die Regel als die Ausnahme sind. Unvorbereitete Gespräche, das muss den Kanzleien einfach klar sein, schaden dem Kanzleiimage nachhaltig. Wirklich gute Kandidaten erteilen entweder bereits im Gespräch, spätestens aber nach dem Gespräch, eine Absage.

 

Der Empfang

Es versteht sich von selbst, dass der Bewerber nicht warten muss und wie ein ungebetener Mandant längere Zeit in einem Wartezimmer verbringt. Ein potentieller Mitarbeiter wird auf Augenhöhe mit Handschlag und Namen begrüßt.

 

Gesprächseinleitung (Small-Talk) und Kennenlernen

Leiten Sie das Gespräch freundlich mit Fragen zur Anreise etc. ein. Bevor der Gesprächspart des Bewerbers beginnt, erzählen Sie von sich, der Kanzlei und fassen Sie dabei bitte nicht nur die Inhalte Ihrer Homepage zusammen. Versuchen Sie, die Werte und Kultur Ihrer Kanzlei in den Vordergrund zu stellen.

 

Selbstpräsentation

Gute Bewerber sind auf die Selbstpräsentation vorbereitet. Aber auch hier können Sie als Kanzlei punkten, wenn Sie dem Bewerber auf Augenhöhe begegnen, ihm gut zuhören, nicht ins Wort fallen, sowie  Ihre vorbereiteten Fragen mit einladender Offenheit stellen.

Nehmen mehrere Personen an dem Gespräch teil, achten Sie bitte auf den Umgangston untereinander. So sehr Sie auch die gute Kultur und den überragenden Teamgeist Ihrer Kanzlei loben, fallen Sie sich gegenseitig ins Wort oder gehen wenig respektvoll miteinander um, bröckelt die Fassade.

Praxistipp: Bitte achten Sie bei dem Vorstellungsgespräch auf die Sitzordnung. Sehr gut eignet sich hier ein runder Tisch oder das Sitzen über Eck. Kanzleichef und Mitarbeiter auf der einen, der Bewerber einsam auf der anderen Seite schafft keine gute Atmosphäre.

 

Rückfragen

Der Bewerber erhält die Möglichkeit, Rückfragen zu stellen oder offen Gebliebenes abschließend zu klären. Häufig taucht auch an diesem Punkt die Frage nach dem zukünftigen Arbeitsplatz auf. Hier können Mitarbeiter der Kanzlei meist punkten, in dem sie von ihrem eigenen Arbeitsalltag erzählen.

Praxistipp: Geben Sie dem Bewerber die Möglichkeit, sich den zukünftigen Arbeitsplatz anzusehen und führen sie ihn durch Ihre Kanzlei. So kann sich der Bewerber einen besseren Überblick verschaffen.

 

Abschluss und Verabschiedung

Das Gespräch neigt sich dem Ende. Fragen Sie nach, ob alle für den Bewerber wichtigen Punkte geklärt werden konnten oder ob noch Rückfragen bestehen.

Erkundigen Sie sich auch danach, wie dem Bewerber das Gespräch insgesamt gefallen hat. So erhalten Sie ggf. schon einmal Rückmeldung darüber, ob Sie mit einer Zusage rechnen können oder nicht.

Geben Sie bitte im Rahmen des Abschlusses Auskunft darüber, wann und wie der Bewerber mit einer Entscheidung Ihrerseits rechnen kann und vor allem – halten Sie sich an vereinbarte Absprachen!

Praxistipp: Kann Ihre Entscheidung nicht innerhalb von 2- 3 Tagen getroffen werden, bleiben Sie in Kontakt. Gehen Sie davon aus, dass Ihr Wunschkandidat noch weitere Gespräche führen wird und ebenfalls Zusagen erhält. Eine kurze Mail, ein kurzer Anruf kann hier helfen, dem Bewerber das hoffentlich positive Gespräch wieder in Erinnerung zu rufen.

 

Viel Erfolg wünscht Ihnen

Ihre Susanne Pannenbäcker

 

 

Die Kanzleiagentur

Die Kanzleiagentur bietet seit 2010 Dienstleistungen aus dem Bereich Kanzleivermittlung, Personalvermittlung, Mediation und Coaching für Steuerkanzleien und Rechtsanwaltskanzleien an.

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Unser Antrieb ist die Entwicklung eines zukunftsorientierten und tragbaren Personalmanagements für mittelständische Kanzleien, das den besonderen Anforderungen dieser Branche gerecht wird.

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